Bandung, UPI
Hari Senin 15 November 2021 ULT UPI mendatangi ULT DIKTI di Jakarta dalam rangka kunjungan kerja dan peningkatan kualitas pelayanan terpadu di masa mendatang. Bersama-sama dengan Kantor Humas UPI untuk melihat secara langsung, berdialog, dan mendengarkan pelaksanaan layanan terpadu dari para petugas di sana yaitu Ajin dan Anggista.
Pada kunjungan tersebut diperlihatkan petugas ULT DIKTI dalam bekerja dan melayani. Bagaimana SOP pelayanan diterapkan, menyambut tamu datang, hingga manajemen pekerjaan yang efektif. Terbaginya kelompok kerja yang jelas mulai dari resepsionis, customer service, dan back office.
“Tamu yang datang akan disambut lebih dulu oleh petugas di meja resepsionis untuk diminta keterangan layanan apa yang dibutuhkan, setelahnya diberikan informasi sesuai dengan kebutuhannya, apabila memerlukan informasi lebih jelas akan diarahkan ke petugas di meja customer service. Jika memerlukan tindak lanjut layanan, maka petugas di back office yang akan melakukan tindak lanjut dengan berkordinasi dengan unit lainnya.” paparnya saat menjelaskan alur pelayanan.
Beberapa hal yang dapat dijadikan rujukan dalam pengembangan ULT UPI dengan pengoptimalan fasilitas seperti ruang baca untuk tamu yang menunggu dilayani, ruang tunggu yang nyaman, dan ruang pusat panggilan untuk pelayanan via telepon.
Hal lainnya yang dijadikan rujukan dalam peningkatan kualitas pelayanan dengan pengoptimalan penggunaan sistem informasi. Inovasi dapat berupa sistem pusat panggilan, bot untuk menjawab pertanyaan, aplikasi omnichannel yang mengintegerasikan beberapa kanal layanan.
“Beberapa waktu ini ULT DIKTI tengah mengembangkan dan mengoptimalkan inovasi pelayanan menggunakan aplikasi omnichannel, chat bot, dan sistem panggilan terpusat.” ujarnya.
Tentunya masih banyak hal lainnya yang dapat dipelajari dan diterapkan untuk pengembangan layanan terpadu di UPI. Dukungan dari para stakeholder akan sangat dibutuhkan untuk menentukan kejelasan arah dari pelaksanaan layanan terpadu. (CS)
